El procurement es el proceso clave en la gestión de una empresa, dedicado a adquirir los bienes y servicios necesarios. Incluye etapas como identificar las necesidades, seleccionar proveedores, negociar y contratar, colocar órdenes de compra, controlar la calidad y pagar al proveedor. Es fundamental evaluar constantemente el desempeño del proveedor y realizar ajustes si necesario. Descubre más sobre qué es el procurement y su importancia en compras y supply chain en este artículo del blog The Procurement Path.

¿Qué es el Procurement?

El Procurement es un proceso esencial en la gestión de una empresa, ya que se encarga de adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. En esta sección, exploraremos la definición y el concepto de Procurement, así como su importancia en el proceso de adquisición en compras y supply chain, además de los objetivos que busca alcanzar en una empresa.

Definición y concepto de Procurement

El Procurement se refiere al conjunto de acciones y procedimientos que una organización lleva a cabo para identificar, seleccionar, negociar, contratar y adquirir los bienes y servicios necesarios para su actividad. Es un proceso estratégico que busca optimizar la gestión de compras y asegurar la obtención de los recursos adecuados en el momento oportuno.

Importancia del proceso de adquisición en compras y supply chain

El proceso de adquisición, gestionado a través del Procurement, desempeña un papel fundamental en las compras y la cadena de suministro de una empresa. Permite garantizar un flujo continuo y eficiente de bienes y servicios, asegurando una adecuada disponibilidad de los mismos en el momento y lugar requeridos. Además, contribuye a la optimización de costes, la mejora de la calidad y el cumplimiento de los requisitos de los clientes.

Objetivos del Procurement en una empresa

• Garantizar el abastecimiento de los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
• Optimizar costes y maximizar el valor de las compras realizadas.
• Asegurar la calidad de los bienes y servicios adquiridos, cumpliendo con las especificaciones y requisitos establecidos.
• Establecer relaciones sólidas y confiables con proveedores, promoviendo la colaboración y la satisfacción mutua.
• Minimizar los riesgos asociados a las compras, como retrasos en la entrega, fallas en la calidad o incumplimiento de los acuerdos.

Proceso de procurement

El proceso de procurement engloba las diferentes etapas y mecanismos necesarios para adquirir los bienes y servicios requeridos por una organización. A continuación, se detallan las distintas fases que conforman este proceso:

Identificación de necesidades y especificaciones

En esta etapa, se lleva a cabo un análisis exhaustivo para identificar las necesidades de la organización en términos de bienes y servicios. Se determinan los requisitos y especificaciones necesarios para cumplir con dichas necesidades de manera eficiente y satisfactoria.

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Selección de proveedores

Una vez identificadas las necesidades, se procede a la selección de proveedores. En esta fase, se investiga y evalúa a los posibles proveedores que pueden cumplir con los requerimientos de la organización. Se analizan aspectos como la calidad de los productos o servicios ofrecidos, el precio, los plazos de entrega, la capacidad de cumplimiento y la experiencia del proveedor. Esta selección se realiza con el objetivo de elegir al proveedor que mejor se ajuste a los requisitos de la organización.

Negociación y contratación

Una vez seleccionado el proveedor, se inicia la etapa de negociación y contratación. En esta fase, se acuerdan los términos y condiciones del contrato, como los precios, los plazos de entrega, las condiciones de pago y cualquier otra cláusula relevante. Es esencial establecer un acuerdo claro y detallado que proteja los intereses tanto de la organización como del proveedor.

Colocación de órdenes de compra

Una vez acordado el contrato, se procede a la colocación de las órdenes de compra al proveedor. En esta etapa se establecen los plazos de entrega y se coordina el proceso logístico para asegurar que los bienes o servicios sean entregados en el tiempo requerido. Es fundamental una gestión adecuada de las órdenes de compra para mantener un flujo eficiente en la cadena de suministro.

Control de calidad de los bienes o servicios

Al recibir los bienes o servicios, se realiza un control de calidad exhaustivo para verificar que cumplan con las especificaciones acordadas. Se deben asegurar que los productos o servicios adquiridos sean adecuados y cumplan con los estándares de calidad esperados. En caso de detectar alguna desviación o problema, es necesario tomar las acciones correctivas correspondientes.

Facturación y pago al proveedor

Una vez verificada la calidad de los bienes o servicios, se procede a la facturación y al pago al proveedor de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en el contrato. Es fundamental cumplir con los compromisos financieros adquiridos con los proveedores para mantener una relación sólida y confiable.

El proceso de procurement no finaliza con la firma del contrato, sino que es un ciclo continuo en el que se evalúa constantemente el desempeño del proveedor y se realizan ajustes si es necesario. Esto implica monitorear la calidad de los productos o servicios entregados, evaluar la eficiencia y cumplimiento del proveedor, y tomar acciones correctivas si se detectan desviaciones o problemas.

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Evaluación y seguimiento del procurement

La evaluación y seguimiento del procurement es una parte fundamental para garantizar la eficacia y el éxito del proceso de adquisición en una empresa. A través de la evaluación del desempeño del proveedor, se puede determinar si cumple con los estándares establecidos y si es capaz de satisfacer las necesidades de la organización de manera efectiva.

Evaluación del desempeño del proveedor

La evaluación del desempeño del proveedor implica analizar diversos factores para determinar su nivel de cumplimiento. Algunos de los aspectos que se deben considerar incluyen:

• Calidad de los productos o servicios suministrados: se debe evaluar si los productos o servicios cumplen con las especificaciones acordadas y si satisfacen las necesidades de la organización.
• Cumplimiento de los plazos de entrega: es importante analizar si el proveedor entrega los bienes o servicios en la fecha acordada, para evitar retrasos en la cadena de suministro.
• Cumplimiento de los términos y condiciones del contrato: se debe verificar si el proveedor cumple con los acuerdos establecidos en el contrato, como precios, condiciones de pago y otras cláusulas relevantes.
• Capacidad de respuesta y comunicación: es fundamental evaluar la capacidad del proveedor para responder a las necesidades y consultas de la empresa de manera rápida y eficiente.

Con base en la evaluación de estos aspectos, se puede determinar el nivel de desempeño del proveedor y tomar decisiones adecuadas para garantizar una relación sólida y confiable.

Acciones correctivas y ajustes en el proceso

Si durante la evaluación del desempeño del proveedor se detectan desviaciones o problemas, es necesario tomar medidas correctivas para resolver las situaciones identificadas. Algunas acciones que se pueden llevar a cabo incluyen:

• Establecer reuniones de seguimiento: se pueden programar reuniones periódicas con el proveedor para discutir el desempeño, identificar áreas de mejora y definir planes de acción.
• Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs): se pueden definir KPIs para medir el rendimiento del proveedor en áreas específicas y establecer metas claras a alcanzar.
• Realizar auditorías o inspecciones: en algunos casos, es posible llevar a cabo auditorías o inspecciones para verificar el cumplimiento de los estándares de calidad y reforzar las medidas de control.
• Redefinir acuerdos contractuales: si es necesario, se pueden renegociar términos y condiciones del contrato para ajustarlos a las necesidades de ambas partes y mejorar la relación comercial.

Estas acciones permiten corregir los problemas identificados y ajustar el proceso de procurement para obtener mejores resultados a largo plazo.

Mantenimiento de una relación sólida y confiable con los proveedores

Para garantizar una relación sólida y confiable con los proveedores, es importante mantener una comunicación abierta y transparente. Algunas prácticas clave para lograrlo incluyen:

• Promover la colaboración y el trabajo en equipo: fomentar una relación de colaboración con los proveedores, compartiendo información y metas comunes, puede fortalecer la relación y maximizar los resultados.
• Brindar retroalimentación constructiva: es importante proporcionar comentarios claros y precisos sobre el desempeño del proveedor, destacando los aspectos positivos y señalando áreas de mejora.
• Establecer incentivos mutuos: se pueden establecer incentivos basados en el desempeño para motivar al proveedor a superar las expectativas y mantener una mejora continua.
• Mantener una comunicación fluida: mantener una comunicación regular y abierta con los proveedores ayuda a resolver problemas de manera rápida y eficiente, y fortalece la relación comercial.

Al mantener una relación sólida y confiable con los proveedores, se establece una base sólida para el éxito continuo del proceso de procurement y se fomenta una colaboración duradera y beneficiosa para ambas partes.

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